Datenschutzerklärung für Freizeiten und Veranstaltungen des Thüringer EC und des Thüringer Gemeinschaftsbunds e.V.

Verantwortliche Stelle:
Thüringer Gemeinschaftsbund e.V.
Künkelsgasse 30
98574 Schmalkalden
Telefon: +49 3683 403 271
E-Mail: tgb@t-gb.de

1. Zwecke der Datenvereinbarung

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um:

• die Anmeldung zur Freizeit zu bearbeiten 
• die Teilnahme organisatorisch durchzuführen 
• die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten 
• die Kommunikation vor, während und nach der Freizeit sicherzustellen 
• gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen 
• Zuschüsse oder Fördermittel zu beantragen 
• Versicherungsfälle zu bearbeiten

2. Kategorien personenbezogener Daten

Allgemeine Daten:

• Name, Anschrift, Geburtsdatum
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Notfallkontakte
• Angabe zu Erziehungsberechtigten (bei Minderjährigen)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 13 DS-EKD, Art. 9 DSGVO) – nur wenn für die Freizeit nötig. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung der Gesundheit und Sicherheit der Teilnehmenden verarbeitet.

• Allergien, Unverträglichkeiten
• Chronische Krankheiten
• Medikamentengaben
• Schwimmfähigkeit
• Hinweise zu besonderen Bedarfen

Finanz- und Abrechnungsdaten 

• Bankverbindung 
• Zahlungsstatus 
• Daten für Fördermittelanträge

Foto- und Videoaufnahmen (nur mit gesonderter Einwilligung):

• Fotos und Videos zur Öffentlichkeitsarbeit (Website, Social Media, Print)
• Zahlungsstatus 
• Daten für Fördermittelanträge

3. Rechtsgrundlagen

Nach DS‑EKD 

§ 6 Nr. 5 DS‑EKD (Vertrag/Teilnahme an der Freizeit) 
§ 6 Nr. 2 DS‑EKD (Einwilligung) 
§ 13 DS‑EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten) 
§ 6 Nr. 6 DS‑EKD (rechtliche Verpflichtungen)

Nach DSGVO 

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) 
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) 
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung für Gesundheitsdaten)

4. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies notwendig ist:

• an Mitarbeitende der Freizeit 
• an medizinisches Personal im Notfall 
• an Fördermittelgeber (nur erforderliche Daten) 
• an Versicherungen (z. B. Unfallmeldungen) 
• an Auftragsverarbeiter gemäß DS‑EKD/DSGVO (z. B. IT‑Dienstleister)

Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.

5. Speicherdauer

• Gesundheitsdaten: werden unmittelbar nach Freizeitende gelöscht
• Anmeldedaten: max. zwei Jahre nach Freizeitende
• Abrechnungsunterlagen: gemäß steuerrechtlichen Vorgaben (bis zu 10 Jahre) 
• Foto-/Videoeinwilligungen: bis zum Widerruf

6. Einwilligungen

Für bestimmte Verarbeitungen ist eine separate Einwilligung erforderlich:

• Gesundheitsdaten
• Foto- und Videoaufnahmen

Einwilligungen sind freiwillig und können jederzeit widerrufen werden.

7. Datensicherheit

Der Thüringer EC und der Thüringer Gemeinschaftsbund e.V, treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß § 26 DS‑EKD und Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

8. Rechte der Betroffenen

• Auskunft 
• Berichtigung 
• Löschung 
• Einschränkung der Verarbeitung 
• Widerruf erteilter Einwilligungen 
• Datenübertragbarkeit (DSGVO) 
• Widerspruch (soweit anwendbar) 

Beschwerden können gerichtet werden an den Datenschutzbeauftragten:

Pfarrer Jörg Bachmann
Mittelstraße 20a
04617 Kriebitzsch
Telefon +49 3448 4390616
E-Mail: joerg.bachmann@ekmd.de